Офіційний сайт міста Ізюм

План заходів
Туристичні маршрути м. Ізюм
Урядові портали

01-president02-uryadoviy03-verhovna04-kharkivska05-kharkivska06-dergavniy07-kharkivskiy

1,000 переглядiв

Регламент виконавчого комітету

 

РЕГЛАМЕНТ скачать »»»»>

 

Затверджений рішенням виконавчого комітету Ізюмської міської ради

№0108 від 11.02.2004 р.

РЕГЛАМЕНТ
виконавчого комітету Ізюмської міської ради

  1. Загальні положення

1.1.Регламент виконавчого комітету Ізюмської міської ради (далі регламент) розроблено на основі Конституції України, чинного законодавства, який, відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” та інших законодавчих актів України регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Ізюмської міської ради, визначає механізм підпорядкованості управлінь, відділів та інших служб по реалізації власних та делегованих органами виконавчої влади повноважень, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчих виконавчого комітету Ізюмської міської ради.

1.2.Регламент виконавчого комітету Ізюмської міської ради затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до регламенту. У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до регламенту.

1.3.Розгляд питань працівниками виконавчого комітету Ізюмської міської ради, що належать до їх повноважень, проводиться міським головою, виконкомом міської ради, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови згідно функціональних обов’язків, керуючим справами виконкому міської ради, управліннями, відділами та підрозділами виконавчого комітету Ізюмської міської ради, утвореними згідно з рішенням сесії міської ради.

2.Планування роботи виконавчого комітету Ізюмської міської ради

2.1.Перспективне й поточне планування роботи виконавчого комітету Ізюмської міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

2.2. Робота виконавчого комітету міської ради – управлінь, відділів, комітетів, служб – проводиться за перспективними (річними) та поточними (квартальними або місячними) планами роботи.

2.3. У перспективний (річний) план роботи виконкому на рік вносяться такі основні розділи:

-основні напрямки роботи;

-організаційна робота (питання, які виносяться на розгляд сесії, постійних комісій і виконкому міської ради в плановому порядку, а також в плані контролю, питання які виносяться на апаратні наради з керівниками відділів та служб, конференції, семінари та інші загальноміські заходи тощо);

-робота по розробці та виконанню загальноміських програм;

-загальноміські заходи;

-робота з кадрами;

-фінансово-економічна діяльність;

-охорона праці;

-робота по матеріально-технічному забезпеченню;

-інші питання діяльності виконкому.

Плани роботи розробляються на основі доручень та пропозицій міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови згідно функціональних обов’язків, керуючого справами виконкому міської ради, членів виконавчого комітету, начальників управлінь, відділів та інших служб. Пропозиції повинні містити відповідні обгрунтування.

2.4.Формування планів роботи здійснює організаційний відділ виконкому.

2.5.Порядок підготовки та затвердження перспективного (річного) плану роботи виконавчого комітету міської ради:

– плани роботи виконавчого комітету міської ради надаються в організаційний відділ виконкому не пізніше ніж за 25 днів до початку року;
– організаційний відділ узагальнює плани робіт, готує проект плану роботи виконкому міської ради та не пізніше ніж за 20 днів до кінця року, вносить його на узгодження міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, начальникам управлінь, керуючому справами виконкому міської ради;

-після доопрацювання проекту плану з урахуванням можливих зауважень організаційний відділ готує проект рішення виконавчого комітету міської ради про затвердження плану роботи та вносить його на останнє засідання виконкому в попередньому плановому періоді.

2.6.Квартальні плани виконавчого комітету міської ради розробляються з урахуванням особистих планів роботи не пізніше ніж за тиждень до початку періоду що планується. Квартальні плани надаються до 25 числа кожного попереднього місяця, який передує плановому періоду, в організаційний відділ, який формує зведений план роботи виконкому на квартал і не пізніше ніж за два дні до початку планового періоду направляє його міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради, прес-службі.

2.7. Загальний контроль над виконанням перспективного плану роботи здійснює керуючий справами виконкому.

2.8. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи за рішенням міського голови. Виключення із плану роботи здійснюється за дозволом міського голови на підставі службової записки першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради.

3.Порядок підготовки і проведення засідань

виконавчого комітету міської ради

3.1.Скликання засідань виконавчого комітету міської ради здійснюється міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, першим заступником міського голови.

Засідання виконавчого комітету проводяться кожну другу та четверту середу місяця о 14 годині. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконавчого комітету. Засідання, правомочні у разі присутності більше половини загального складу виконавчого комітету.
На підставі наданих матеріалів організаційний відділ формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету та подає його для розгляду міському голові, керуючому справами виконкому міської ради.

3.2.Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконкому міської ради.

3.3.Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, начальниками управлінь, завідуючими відділами (із питань, що відносяться, до їх компетенції), членами виконавчого комітету.

3.4.Перелік основних питань, що плануються до розгляду на засіданнях міськвиконкому в наступному році, у жовтні місяці поточного року направляється організаційним відділом у відповідні служби.
При виникненні необхідності розгляду на засіданні виконкому позапланового питання воно виноситься за місяць до засідання. Порядок підготовки матеріалів такий само як і для планового.

Термінове питання може вноситися на засідання міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, членами виконавчого комітету, при цьому матеріали повинні бути підготовленими не пізніше ніж за два дні до засідання.

3.5.Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови, керівниками управлінь, відділів, комітетів та служб. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, рухів.

Довідки, проекти рішень з основних питань, що готуються до розгляду на черговому засіданні виконкому, надаються відповідними службами в організаційний відділ не пізніше ніж за 7 днів до дня засідання.

3.6.Члени виконавчого комітету не пізніше ніж за два дні до засідання, повинні бути ознайомлені організаційним відділом із порядком денним і матеріалами з усіх основних питань, що вносяться на розгляд.

3.7.Склад учасників розгляду питання на засіданні виконкому визначається керівником підрозділу, що готував питання, та узгоджується з міським головою.

Списки запрошених із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові, посади, підписані керуючим справами передаються до організаційного відділу виконкому одночасно з іншими матеріалами.

3.8.Сповіщення про час засідання виконавчого комітету проводять:
– членів виконавчого комітету, прокурора міста, – організаційний відділ міської ради;

-запрошених осіб – керівники підрозділів, які готували питання до розгляду.

3.9.Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання, протоколювання здійснює загальний відділ виконкому.

3.10. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, перший заступник міського голови.

3.11.Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується виконкомом на початку засідання.

3.12. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 15 хвилин, співдоповіді – 10 хвилин, виступів у дебатах – 5 хвилин, довідок – 3 хвилини.

3.13.Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:
-вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються;
-брати участь в обговоренні всіх питань;

-пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання,

-вносити пропозиції до проекту рішення. Запрошені на засідання мають право:
-приймати участь в обговоренні винесеного питання;

-давати довідки з питань, що розглядаються;

-задавати доповідачу питання.

3.14.Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на засіданнях більшістю від загального складу виконкому та підписуються міським головою.

3.15. Рішення, по яких у ході обговорення були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються відповідними посадовими особами і через загальний відділ виконкому подаються на підпис міському голові, а після підпису розмножуються бюро комп’ютерного набору.

Додатки до рішень підписуються керуючим справами виконкому міської ради.

3.16.Рішення міськвиконкому протягом семи днів після засідання направляються тим управлінням, відділам, службам, яких вони стосуються, організаціям, підприємствам та установам, яким доручено їх виконання, а з планових питань – організаційному відділу міськвиконкому, прес-службі.

3.17.Відправлення рішень здійснюється загальним відділом виконкому згідно з реєстром розсипки, підписаним посадовою особою виконавчого органу, що готував проект рішення.

3.18.Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, першим заступником міського голови.

4.Організація роботи з документами.

4.1.Загальні положення

4.1.1.Організація роботи з документами здійснюється відповідно до інструкції з питань діловодства у виконавчому комітету Ізюмської міської ради, що затверджується міським головою, та даним регламентом.

4.1.2.Документи з терміновим строком виконання, адресовані міському голові, після їх реєстрації негайно передаються зав.загальним відділом міському голові для розгляду, а у випадку відсутності – першому заступникам міського голови, заступнику міського голови або керуючому справами.

4.1.3.Відповідальність за організацію виконання документів несуть заступники міського голови згідно до розподілу обов’язків, начальники управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, керівники підприємств комунальної власності.

4.2.Підготовка й видання розпоряджень міського голови

4.2.1.Розпорядження міського голови видаються міським головою.

4.2.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради.

4.2.3. Усі проекти розпоряджень направляються до юридичного відділу для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству. Проекти розпоряджень візуються керівником юридичного відділу Обов’язкова наявність віз керівників заінтересованих виконавчих органів міської ради. Проекти розпоряджень, які суперечать чинному законодавству, (або п. 4.2.5. даного Регламенту) повертаються автору проекту із зазначенням мотивів повернення на доопрацювання.

4.2.4. Проекти розпоряджень у розпорядчій, частині повинні обов’язково містити пункти, що передбачають:

-конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання і, при тривалих термінах виконання, із зазначенням попередніх контрольних строків;

-точні назви організацій – виконавців;

-доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання попередньої інформації про хід виконання та .остаточної інформації для вирішення питання про зняття з контролю.

-доведення, у частині що стосується, до відома усіх зацікавлених підрозділів, організацій, установ, підприємств та посадових осіб (якщо це потребує – під розпис);

У випадку, якщо організація виконання розпорядження покладена одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного .- відповідального за організацію виконання розпорядження в цілому, а також відповідальних (виконавців) кожного із пунктів доручень, що містяться в розпорядженні.

4.2.5.Проект розпорядження вважається підготовленим після узгодження та візування Подання проектів розпоряджень без попереднього розгляду юридичним відділом не допускається.

4.2.6.При наявності розбіжностей до проекту розпорядження додаються письмові висновки з їх обґрунтуванням та пропозиції відповідних посадових осіб. Заступник міського голови, якому підпорядкований підрозділ, розглядає висновки та приймає остаточне рішення відносно розбіжностей.

4.2.7.Підготовлені та завізовані усіма керівниками заінтересованих виконавчих органів міської ради та міських служб проекти розпоряджень разом із реєстром розсипки, підписаним виконавцем, надаються в загальний відділ міської ради для перевірки та передачі на підпис міському голові.

Забороняється інша процедура підготовки розпорядчих документів (у тому числі передача виконавцем не підписаного міським головою та незареєстрованого документу на руки особі, яка заінтересована у його виданні – тобто заявнику).

Додатки до розпоряджень підписуються керуючим справами виконкому міської ради до підписання міським головою.

Після підписання, розпорядження у дводенний термін загальним відділом виконкому направляється виконавцям.

4.3.Підготовка проектів рішень виконкому міської ради.

При підготовці проектів рішень потрібно дотримуватися таких правил:

4.3.1.Текст проекту рішення виконкому міської ради повинен бути гранично коротким, суть документа мусить бути викладена чітко і виключати можливість двоїстого тлумачення.

4.3.2. Проекти рішень у розпорядчій частині повинні обов’язково містити пункти, що передбачають:

-конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання і, при тривалих термінах виконання, із зазначенням проміжних контрольних строків;

-точні назви організацій – виконавців;

-доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання попередньої інформації про хід виконання та остаточної інформації для вирішення питання про знання з контролю.

-доведення, у частині що стосується, до відома усіх зацікавлених підрозділів, організацій, установ, підприємств та посадових осіб (якщо це потребує – під розпис);

У випадку, якщо організація виконання рішення покладена одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного – відповідального за організацію виконання рішення в цілому, а також відповідальних (виконавців) кожного із пунктів доручень, що містяться в рішенні.

4.3.3.Якщо рішення, що приймається, виключає .дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.

У випадку виконання раніше прийнятого рішення до проекту рішення, що приймається, вноситься пропозиція про зняття його з контролю.

4.3.4.Усі проекти рішень направляються до юридичного відділу для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству.
Проекти рішень візуються керівником юридичного відділу чи працівником юридичного відділу. Обов’язкова наявність віз керівників заінтересованих виконавчих органів міської ради. Проекти рішень, які суперечать чинному законодавству, або п. 4.3.2. даного Регламенту повертаються автору проекту із зазначенням мотивів повернення на доопрацювання.

Подання проектів рішень для розгляду на засіданні міськвиконкому без попереднього розгляду юридичним відділом, а також керівниками заінтересованих виконавчих органів міської ради не допускається.
Проекти рішень із зауваженнями юридичного відділу виносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розгляду їх міським головою або його першим заступником.

4.3.5.Проекти рішень із планових питань повинні обов’язково візуватися першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами міськвиконкому.

4.3.6.Проекти рішень виконавчого комітету з необхідними візами, а також додатки до них (довідки, доповідні записки, заходи тощо), листи узгодження та розсилки не пізніше ніж за 7 днів до засідання передаються виконавцями до організаційного відділу міськвиконкому.

Забороняється інша процедура підготовки рішення (у тому числі передача виконавцем не підписаного міським головою та незареєстрованого в загальному відділі документу на руки особі, яка заінтересована у його виданні – тобто заявнику)

4.3.7.При наявності розбіжностей одночасно з проектом рішення надаються письмові висновки, зауваження й пропозиції відповідних посадових осіб та організацій.

4.3.8.Якщо з будь-якого питання, що вноситься на засідання виконавчого комітету, матеріали в організаційний відділ до встановленого терміну не надійшли, це питання в порядок денний може бути включене лише за вказівкою міського голови.

4.3.9.Відправлення рішень здійснюється загальним відділом виконкому згідно зі списками розсилки, наданими посадовими особами, що готували проекти рішень.

4.3.10. Протоколи засідань міськвиконкому та прийняті рішення протягом 7 днів загальним відділом міськвиконкому направляються до облдержадміністрації, прокуратури міста.

4.4.Організація виконання та контролю за виконанням розпорядчих документів, доручень міського голови та керівників виконавчих органів міської ради, службових документів та звернень громадян, підприємств, установ та організацій

Загальні положення

4.4.1.Виконання документів органів виконавчої влади, рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами міськвиконкому, по суті питань, покладається на посадових осіб, до компетенції яких входить вирішення поставлених у документах завдань.

4.4.2.Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення повного та своєчасного їх виконання. Контроль за виконанням документів органів виконавчої влади, рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому щодо службових документів і листів громадян, підприємств, установ та організацій по яких визначені строки та відповідальні за виконання, передбачає постійний моніторинг, отримання від виконавців відповідей, проміжної та підсумкової інформації та результатів моніторингу, інформування міського голови про хід їх реалізації.

Обов’язковому контролю піддягає виконання Законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України й Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів міської ради.

Необхідність взяття на контроль документа, який надійшов до виконкому, визначає міській голова, перший заступник міського голови або заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради.

4.4.3.Контроль за ходом виконання здійснюється загальним відділом виконкому міської ради шляхом;

-аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих установлених ними доручень;
-систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

-періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

-розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на нарадах у міського голови або на нарадах у його заступників (відповідно до функціональних обов’язків) із виконання встановлених доручень.

4.4.4.Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених по документам доручень, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються виконавцями міському голові або його заступникам (відповідно до функціональних обов’язків). З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань міський голова або його заступники (відповідно до функціональних обов’язків) дають доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

4.4.5.Відповідальність за організацію й стан контролю за виконанням документів несуть заступники міського голови відповідно до функціональних обов’язків.

4.4.6. Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа доручено декільком виконавцям, то координація роботи по виконанню документа здійснюється особою, зазначеною у документі чи резолюції першою, у випадках коли документом або .резолюцією не обумовлено інше. Така особа вважається головним виконавцем документа, їй надається право уточнення завдання (доручення) чи резолюції, скликання співвиконавців, підписання відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформація про виконання документа, що передаються міському голові або його заступникам.

4.4.7.Помічники заступників міського голови здійснюють поточний контроль за виконанням документів з питань, що відносяться до компетенції заступників міського голови (відповідно до функціональних обов’язків).

4.4.8.Контроль за виконанням документів і доручень відповідно до функціональних обов’язків здійснюють:

загальний відділ виконкому міської ради – за повнотою та результативністю виконання завдань, визначених рішеннями виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови (аналітичний контроль або моніторинг за виконанням розпорядчих документів, що перебувають на контролі);
сектор по роботі зі зверненнями громадян – за виконанням в зазначені строки звернень громадян, звернень підприємств, установ та організацій, а також листів та організаційно-розпорядчих документів органів виконавчої влади вищого рівня.

4.4.9.Загальний відділ виконкому міської ради, сектор по роботі зі зверненнями громадян виконкому міської ради:

– регулярно з’ясовують з управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради стан виконання документів;
-періодично аналізують і узагальнюють стан роботи з документами.

Рішення виконавчого комітету міської ради

та розпорядження міського голови

4.4.10.Організація виконання рішень міськвиконкому та розпоряджень міського голови здійснюється заступниками міського голови та іншими посадовими особами виконавчого комітету міської ради у відповідності до функціональних обов’язків.

Безпосередній виконавець доручення по рішенню міськвиконкому або розпорядженню міського голови забезпечує його виконання. Про хід та результати він інформує посадову особу, на яку відповідним документом покладена організація виконання даного рішення міськвиконкому або розпорядження міського голови в цілому та загальний відділ виконкому міської ради.

Посадова особа, на яку відповідним документом покладена організація його виконання в цілому, готує підсумкову інформацію, доповідає міському голові про повноту його виконання і з резолюцією міського голови направляє до загального відділу виконкому міської ради для зняття з контролю.

4.4.11.Рішення виконавчого комітету міської ради вважається виконаним, якщо вирішені всі питання, поставлені в ньому по суті та підготовлена й надіслана на ім’я міського голови підсумкова інформація за підписом керівника, на якого покладена організація виконання рішення в цілому. Копія з візою міського голови направляється виконавцем до загального відділу виконкому міської ради для включення у зведену інформацію.

Розпорядження міського голови вважаються виконаними, якщо вирішені всі питання, поставлені в ньому по суті та підготовлена і направлена на ім’я міського голови повна інформація про виконання (довідка) за підписом посадової особи, на яку покладається організація його виконання в цілому.

4.4.12.На контроль беруться рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови, по яким зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень.

При цьому кожному виконавцю доручення (пункту) по прийнятим рішенням виконкому міської ради або виданим розпорядженням міського голови при розсилці документу відсилається за підписом завідуючого загальним відділом контрольна картка (Додаток 1). Контрольна картка з заповненим звітом повинна бути повернута до загального відділу не пізніше ніж через два дні після закінчення строку виконання конкретного доручення.

4.4.13.Рішення виконавчого комітету міської ради знімається з контролю після його виконання.

4.4.14.Виконані розпорядження міського голови знімаються з контролю загальним відділом виконкому міської ради після надання до нього повної інформації про виконання за підписом посадової особи, на яку покладається організація його виконання в цілому та наявності відповідної резолюції міського голови, а в разі його відсутності – першого заступника міського голови, керуючого справами виконкому міської ради – “До справи” або “Зняти з контролю”.

4.4.15.Зняття з контролю рішення міськвиконкому або розпорядження міського голови або його пунктів не означає припинення його дії.
При несвоєчасному виконанні документу виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання.

4.4.16.Інформація про стан виконавської дисципліни у виконавчому комітеті міської ради щомісяця направляється завідувачем загального відділу керуючому справами виконкому міської ради.

4.4.17.Хід виконання рішень виконкому та розпоряджень міського голови при необхідності розглядається на апаратних нарадах та заслуховується на засіданні виконкому міської ради.

Службові документи та звернення підприємств, установ та організацій

4.4.18.Кореспонденція, що надходить, проходить попередній розгляд та реєстрацію у загальному відділі.

4.4.19. Міському голові на розгляд передаються документи вищих органів, документи на його ім’я та інші документи.

4.4.20.Після попереднього розгляду документи реєструються шляхом введення інформації в комп’ютер.

4.4.21.Окрема категорія документів проходить через спецчастину. Порядок їх обліку й руху визначається відповідними нормативними актами.

4.4.22.Документи з резолюціями міського голови, першого заступника міського голови, керуючого справами виконкому міської ради у термін не більше трьох днів з моменту надходження у загальний відділ направляються виконавцям і беруться на контроль для забезпечення їх виконання в зазначені в документі або резолюції строки.

4.4.23.Документи без установлених строків виконуються протягом місяця з дня їх реєстрації у загальному відділі.

4.4.24.Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть посадові особи, зазначені в резолюціях, а також безпосередні виконавці.

У випадках, коли зазначено декількох виконавців, відповідальною є особа, зазначена у резолюції першою. Вона готує письмову відповідь на усі поставлені у зверненні питання. Інші виконавці приймають участь у підготовці відповіді в робочому порядку та надають свої відповіді особі, зазначеній у резолюції першою, не пізніше ніж за п’ять днів до указаного в резолюції терміну.

4.4.25.Після виконання вимог резолюції виконавець доповідає про результати та подає на затвердження відповідні матеріали (проекти рішень, розпоряджень, планів заходів, доповідні записки, довідки, листи тощо), керівнику, який наклав резолюцію.

4.4.26.Виконані контрольні документи повертаються до загального відділу.

4.4.27.Відправлення рішень виконкому, розпоряджень міського голови та іншої вихідної кореспонденції проводиться тільки через загальний відділ.

4.4.28.Якщо документ з об’єктивних причин не може бути своєчасно виконаним, то не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і має право просити продовження терміну виконання.

При отриманні такого дозволу виконавець передає до загального відділу відповідний документ для встановлення нового терміну контролю та обов’язково повідомляє про прийняте рішення організацію яка звернулась.

4.4.29.Вихідні документи реєструються в журналах загального відділу.

4.4.30.Кореспонденція здається до загального відділу.

4.4.31.Розгляд звернень підприємств, установ та організацій вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати, або подано роз’яснення щодо порядку вирішення.

4.4.32.Загальний відділ здійснює контроль за своєчасним і правильним розглядом усіх документів, що надходять, і проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення на підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності міста і надає необхідну практичну та методичну допомогу.

4.4.33. Службові документи знімаються з контролю після надання до загального відділу довідки відповідно до резолюції або копії відповіді.

Доручення міського голови та

протокольні доручення службових нарад

4.4.34. За підсумками робочих зустрічей, апаратних нарад складається й направляється виконавцям перелік доручень міського голови або протокольні доручення службових нарад.

У відповідності до рішень, прийнятих на нараді організаційний відділ у дводенний термін доопрацьовує протокол і направляє його виконавцям.

4.4.35. Виконавець організовує виконання доручення міського голови або протокольного доручення службової наради і за його результатами складає доповідну записку, інформацію на ім’я міського голови.
При несвоєчасному виконанні доручення міського голови або протокольного доручення службової наради виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання.
Дані про хід виконання доручень можуть бути одержані і шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки відповідного виконавчого органу міської ради.

4.4.36. Доручення міського голови та протокольні доручення службових нарад вважаються виконаними лише тоді, коли поставлені в них питання вирішені по суті.

Якщо при виконанні доручення міського голови або протокольного доручення службової наради відповідь підготовлена письмово, то окрему довідку про виконання контрольного документа можна не складати, при цьому підставою для зняття з контролю цього документа є підписана відповідь.

Якщо виконавець особисто доповів міському голові про результати виконання доручення міського голови або протокольного доручення службової наради, то за його згодою на документі робиться запис: “До справи” та ставиться дата зняття документу з контролю.

4.4.37. Контроль за виконанням доручень міського голови (у тому числі по робочим зустрічам) та протокольних доручень службових нарад із начальниками управлінь, керівниками відділів та служб виконавчих органів міської ради здійснюється загальним відділом.

4.4.38. На контроль беруться прийняті протокольні доручення службової наради, доручення міського голови, в яких зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень. Інформація про виконання протокольних доручень надається щоп’ятниці керуючому справами.

5.Порядок підготовки й проведення нарад у міського голови

5.1.Наради у міського голови проводяться:

-по понеділках о 8 годині з апаратом;

-першого та третього понеділка о 9 годині з питань діяльності виконавчих органів ради з начальниками управлінь, відділів, комітетів та служб міської ради, керівниками організацій та підприємств м.Ізюма відповідно до робочого плану.

5.2.Робочі плани проведення нарад у міського голови складаються організаційним відділом на підставі пропозицій міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, органів ради – начальників управлінь, керуючого справами, що подаються до 20 числа поточного місяця. Робочі плани не пізніше ніж за 3 дні до початку місяця, направляються керівникам відповідних підрозділів.

5.3. Організаційний відділ що відповідає за підготовку питань на нараду, не пізніше ніж за день до наради подає міському голові:

-довідку по суті питання, наміченого до розгляду, із своїми пропозиціями, висновками тощо;

-список запрошених осіб;

-при необхідності, проект порядку розгляду питання.

5.4.Безпосередній контроль за виконанням доручень, що містяться в протоколі, здійснюють заступники міського голови згідно функціональних обов’язків.

6.Підготовка та проведення громадських слухань

6.1. Громадські слухання проводяться з ініціативи членів територіальної громади (не менше 20), органів самоорганізації населення.

6.2 У пропозиціях про проведення громадських слухань повинні бути зазначені питання (проекти актів), що пропонуються для обговорення, посадові особи місцевого самоврядування, які повинні взяти участь у громадських слуханнях.

6.3 Пропозиції членів територіальної громади, органів самоорганізації населення про проведення громадських слухань направляються міському голові. За його дорученням відповідний виконавчий орган міської ради (згідно функціональних обов’язків) у десятиденний термін готує та дає на підпис міському голові проект розпорядження про їх проведення. Міський голова може відхилити пропозицію, мотивуючи при цьому своє рішення (у тому випадку, якщо вона підписана менше ніж 100 членами територіальної громади).

6.4. У розпорядженні повинні бути зазначені відомості про місце і час проведення громадських слухань, питання і пропозиції (проекти актів), що пропонуються до обговорення, склад посадових осіб, які будуть брати участь у громадських слуханнях, а також склад дорадчого комітету, відповідального за підготовку. Для участі в громадських слуханнях можуть запрошуватися фахівці, експерти з питань, що будуть розглядатися.

6.5. Розпорядження міського голови про проведення громадських слухань доводиться до відома відповідних посадових осіб та виконавчих органів міської ради, а також не пізніше ніж за 20 днів до їх проведення публікується в міських засобах масової інформації.

6.6. Громадські слухання веде міський голова.

6.7. Під час проведення громадських слухань виконавчий орган, який їх готував, веде протокол, а за підсумками складає план реалізації пропозицій, внесених за результатами громадських слухань та готує проект відповідного розпорядження міського голови. У розпорядженні зазначаються заходи щодо реалізації пропозицій.

6.8. У 20 – денний термін після проведення громадських слухань план реалізації пропозицій, внесених за їх результатами, та проект розпорядження передаються міському голові.

7.Підготовка й проведення нарад, семінарів та інших заходів у виконавчому комітеті Ізюмської міської ради

7.1. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітету Ізюмської міської ради проводяться у відповідності до планів роботи виконавчого комітету або за вказівкою міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами міськвиконкому.

7.2. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення сповіщення учасників проводить підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.

7.3. Підрозділ, що відповідає за підготовку заходу, готує протокол його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові.

8.Робота з кадрами у виконавчому комітеті Ізюмської міської ради

8.1. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснюється у відповідності з Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, Кодексом законів про працю України, постановами Кабінету Міністрів “Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців”, “Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування”, іншими нормативними документами.

8.2. Координацію цієї роботи та методичне керівництво здійснює відділ з питань мобілізаційної, режимно-секретної та кадрової роботи.

8.3. Прийом на роботу та звільнення з роботи.

8.3.1. Прийом посадових осіб на службу у виконавчі органи міської ради здійснюється на підставі Законів України “Про службу в органах місцевого самоврядування”, “Про місцеве самоврядування в Україні”.

8.3.2. Призначення та звільнення посадових осіб, що працюють у виконавчих органах міської ради (крім секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради) здійснюється за розпорядженням міського голови.

8.3.3. 3аміщення вакантних посад по конкурсу здійснюється у відповідності з “Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців”, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002р. № 169.

8.3.4. Конкурси по заміщенню вакантних посад (крім тих, що затверджуються сесією міської ради) керівників виконавчих органів міської ради та їх заступників оголошуються на підставі службової записки із зазначенням основних вимог до претендента.

8.3.5. Конкурси по заміщенню інших вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування оголошуються наказом начальника відповідного управління.

8.3.6. Проведення конкурсів на посади, зазначені в п. 8.3.4. проводить міська конкурсна комісія по заміщенню вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування, на інші посади посадових осіб місцевого самоврядування – конкурсні комісії відповідних управлінь.

8.3.7.Прийом та звільнення інших працівників (обслуговуючий персонал) здійснюється у відповідності з діючим законодавством .

Призначеному на посаду працівнику видається службове посвідчення, яке вилучається при його звільненні.

8.4.Порядок стажування, роботи з резервом кадрів, присвоєння рангів.

8.4.1.Стажування осіб, які претендують на відповідну посаду посадової особи місцевого самоврядування, здійснюється у відповідності до порядку, визначеному “Положенням про порядок стажування у державних органах”, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 року №804 та роз’ясненням Головдержслужби України (лист від 10.10.2001р. №42/5690).

8.4.2. 3арахування на стажування на посади керівників виконавчих органів міської ради та працівників виконавчих органів міської ради здійснюється розпорядженням міського голови за поданням керівника виконавчого органу.

8.4.3. Робота з резервом кадрів здійснюється у відповідності з “Порядком формування кадрового резерву у виконавчому комітеті Ізюмської міської ради, затвердженим розпорядженням міського голови.

8.4.4. Присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування здійснюється, у відповідності з Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування”, розпорядженням міського голови.

8.4.5. Укладення, переукладення і продовження дії контрактів з керівниками підприємств, установ та організацій, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста здійснюється у порядку, що визначається розпорядженням міського голови №048 від 28.01.2003 р.

8.5.Оформлення і передача документів в Пенсійний фонд для призначення пенсій працівникам виконавчого комітету Ізюмської міської ради здійснюється відділом з питань мобілізаційної режимно-секретної та кадрової роботи.

8.6.Направлення посадових осіб місцевого самоврядування на навчання та на курси підвищення кваліфікації до регіонального інституту державного управління при Академії при Президентові України здійснюється відділом з питань мобілізаційної режимно-секретної та кадрової роботи за поданням керівників управлінь, відділів та інших служб.

9.Порядок оформлення відряджень і надання відпусток

9.1.Направлення у відрядження заступників міського голови, секретаря міської ради, начальників головних управлінь та працівників виконавчих органів міської ради, здійснює міський голова, а під час його відсутності – перший заступник міського голови, керуючий справами виконкому міської ради.

В розпорядчому документі зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається працівник, термін і цілі відрядження.

Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних органів виконавчої влади або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови надається до відділу з питань мобілізаційної, режимно-секретної та кадрової роботи за один день до дати відрядження.

Посвідчення про відрядження керівництва і працівників апарату міськвиконкому оформляються відділом з питань мобілізаційної, режимно-секретної та кадрової роботи на підставі розпоряджень міського голови.

Посвідчення про відрядження підписуються першим заступником міського голови або керуючим справами виконкому міської ради і засвідчуються гербовою печаткою.

Після повернення з відрядження працівники звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання у письмовій або усній формі. На основі відповідних документів відділ бухгалтерського обліку в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

9.2.Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на підставі КЗпП України, Законів України “Про відпустки”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”.

Чергові відпустки надаються згідно з графіками відпусток.
Графік відпусток працівників виконавчих органів міської ради затверджується міським головою.

9.3. Відпустки заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю міської ради надає міський голова.
Відпустка оформляється на підставі заяви, завізованої безпосереднім керівником, яка не пізніше, як за 5 днів до її початку надається на ім’я міського голови. Заяви працівників виконавчих органів міської ради погоджує керуючий справами виконкому міської ради.

Відпустка оформляється розпорядженням міського голови.

9.4. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ з питань мобілізаційної , режимно-секретної та кадрової роботи міської ради.

9.5. Питання про відпустки та відрядження керівників підприємств, установ та організацій, що знаходяться у комунальній власності територіальної громади міста, вирішують перший заступник міського голови керуючий справами виконкому міської ради, заступники міського голови.

10.Робота з нагородними документами

10.1.Відзначення Подякою міського голови, Почесною грамотою здійснюється у відповідності з Положенням про Подяку міського голови, Почесну грамоту, затвердженим розпорядженням міського голови та даним регламентом.

10.2.Подання про відзначення Подякою міського голови, Почесною грамотою вноситься на ім’я міського голови.

До подання додаються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення трудових колективів, підприємств, установ, організацій та окремих осіб.

10.3. Спеціалістом загального відділу на підставі подання не пізніше як за 5 днів до дати вручення готується розпорядження про відзначення Подякою міського голови або Почесною грамотою

Загальний відділ міськвиконкому вносить у бланки відповідний текст і передає їх на підпис міському голові.

Оформленні Подяки міського голови, Почесної грамоти передається відділам виконкому Ізюмської міської ради, організаціям, установам та підприємствам міста, які ініціювали нагородження для вручення.

10.4.Відзначення Подякою міського голови може бути проведено повторно, не раніше, як за 2 роки.

10.5.Відзначення Почесною грамотою може бути проведено повторно, не раніше, як за 1 рік.

10.6.Міськвиконком здійснює необхідні заходи щодо нагородження працівників підприємств, установ, організацій міста та окремих осіб з нагоди професійних, ювілейних та інших свят.

10.7.Облік і реєстрацію відзначених Подякою міського голови здійснює загальний відділ міськвиконкому.

11.Взаємодія виконавчих органів міської ради

з депутатами міської ради

11.1. Порядок взаємодії виконавчих органів міської ради з депутатами визначається регламентом Ізюмської міської ради.

11.2. Виконавчі органи міської ради приймають необхідні заходи щодо реалізації депутатських запитів, пропозицій і зауважень депутатів на адресу виконавчого комітету, рекомендацій постійних комісій, сприяють депутатам у роботі по реалізації переліку робіт запланованих до виконання по пропозиціям виборців, вирішенню питань, які порушуються в їх зверненнях, забезпечують депутатів довідковими й методичними матеріалами, необхідними для роботи та звітів перед виборцями.
Виконавчі органи міської ради надають відповіді на питання, порушені у зверненнях депутатів міської ради у десятиденний строк, а у разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки – не пізніше як у місячний строк з дня реєстрації їх у відповідних виконавчих органах.

11.3. Облік та узагальнення переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, внесених депутатами міської ради для виконання в наступному році, здійснює секретаріат міської ради.

11.3.1.Секретаріат міської ради разом з підрозділами виконавчих органів та представниками підприємств, установ та організацій розробляють перелік робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців,, реалізація яких відноситься до відання виконавчих органів міської ради, складають проект плану заходів на їх виконання, та подають його для попереднього розгляду міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, начальникам управлінь.

11.3.2. Заходи з виконання переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, враховуються виконавчим комітетом при розробці планів економічного та соціального розвитку міста і при складанні міського бюджету.

11.3.3.Контроль за виконанням робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, організовується секретаріатом міської ради, при участі постійних комісій та депутатів міської ради.

12.Організація взаємодії виконавчих органів міської ради з органами виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями міста

12.1.Загальні положення

12.1.1. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється згідно з Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими нормативно-правовими актами України. Вона здійснюється міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, начальниками управлінь, відділами та іншими виконавчими органами міської ради, на відповідних рівнях згідно функціональних обов’язків, шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та інших заходів.

12.1.2. Представляють інтереси виконкому міської ради у взаємовідносинах з органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому.

12.1.3. Порядок забезпечення виконавчими органами міської ради взаємодії з органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями, визначається цим регламентом.

12.2.Порядок здійснення взаємодії виконавчих органів міської ради з підприємствами. установами та організаціями, розташованими на території міста

12.2.1 Контроль за виконанням виконавчим комітетом міської ради делегованих повноважень органів виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

12.2.2. Загальний відділ міськвиконкому щоквартально не пізніше 10 числа наступного за кварталом місяця готує та надсилає до обласної державної адміністрації (через організаційний відділ апарату) узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади виконкомом міської ради по кожній статті Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, а також дані за формою.
Додатково до організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації надаються копії рішень виконавчого комітету міської ради й розпоряджень міського голови, прийнятих та виданих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади.

12.2.3. Контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями комунальної власності Конституції та Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації, здійснюється виконавчими органами міської ради в межах наданих повноважень.

12.2.4. Відносини виконавчих органів міської ради з підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності будуються у відповідності з вимогами Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”.

12.3.Порядок інформування органів виконавчої влади та населення міста про найважливіші події, явища й тенденції суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста

12.3.1. Потреба в об’єктивній оцінці реальної ситуації в місті, створенні необхідних умов для здійснення управління нею, прийнятті міською радою та її виконавчим комітетом відповідних рішень, а також в оперативному інформуванні вищих органів виконавчої влади та територіальної громади міста Ізюма забезпечується системою інформування.

12.3.2. Згідно з Указом Президента України “Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади” діє сайт м.Ізюма (бізнесової спрямованості) в Інтернеті, адреса: www.Izyum.Kharkov.ua, діє поштова електронна скринька Ізюмського міськвиконкому – gik_izyum@id.ic.kharkov.ua.

12.3.3. Згідно з Указом Президента України “Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади” інформація про економічний розвиток підприємств міста та інвестиційні пропозиції міста в цілому обов’язково розміщується на Веб-сторінці планово-економічним управлінням міськвиконкому.

12.3.4.Інформація про діяльність виконавчих органів міської ради, виконання програм, планів, чинних та скасованих нормативних актів, форм і зразків документів надається засобам масової інформації.

12.3.5.З метою інформування територіальної громади про діяльність міської ради та її виконавчого комітету, вдосконалення та прозорості роботи міської ради та її виконавчого комітету видані міським головою розпорядження, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації. З актуальних питань суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста та країни організовуються брифінги, прес-конференції, засідання “круглих столів”, прямий телефонний зв’язок”, виступи по телебаченню та на радіо у прямому ефірі чи в запису за участю міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, начальників управлінь тощо.

12.3.6. “Прямий” телефонний зв’язок міського голови з населенням міста є однією із форм спілкування з населенням міста. Основна мета – своєчасне вирішення проблем мешканців міста, роз’яснення законодавства України та надання допомоги тим, хто її потребує.

“Прямий” телефонний зв’язок проводиться по мірі необхідності.
В проведенні “Прямого” телефонного зв’язку приймають участь заступники міського голови, начальники управлінь, керівники управлінь та відділів. Організаційний відділ виконкому міської ради готує та надає засобам масової інформації оголошення з зазначенням дати, часу, теми проведення “Прямого зв’язку” та переліку посадових осіб і номерів їх телефонів.

13.Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян

13.1. Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян у виконавчому комітеті Ізюмської міської ради здійснюється у відповідності до Закону України “Про звернення громадян”, Указу Президента України від 13.08.2002р. № 700 “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення”, іншими нормативними актами. Пропозиції, заяви, скарги громадян реєструються у секторі по роботі із зверненнями громадян загального відділу.

13.2. Працівники сектору попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, та направляють їх для вирішення керівниками міської ради, міськвиконкому та іншим органам відповідно до їх компетенції з установленням конкретних термінів надання інформації про прийняття заходів, або на розгляд міському голові.

Міському голові на розгляд передаються звернення депутатів, пропозиції та заяви Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, які обов’язково реєструються у секторі по роботі зі зверненнями громадян загального відділу міськвиконкому.

13.3. Заяви та скарги громадян вирішуються в термін не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення та перевірки, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцять днів від дня їх отримання.

У тих випадках, коли для вирішення звернення, яке надійшло, необхідний додатковий час, строки можуть бути продовжені міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, керуючим справами за клопотанням особи, яка розглядає заяву або скаргу, чи пропозицію, про що дана особа повідомляє заявника. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого законом.

13.4. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, начальниками управлінь відповідно до графіка прийому, затвердженого міським головою.

13.4.1. Запис на прийом громадян і роз’яснювальна робота з ними проводиться сектором по роботі зі зверненнями громадян з 8.00 до 17.00 годин щодня, крім загальних вихідних і святкових днів.

13.4.2. На кожного відвідувача, що записався на прийом, заводиться картка встановленого зразка згідно Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348.

13.4.3. Вирішення усних звернень громадян проводиться, як правило, під час прийому.

13.4.4. У випадку необхідності отримання додаткових даних керівник, який веде особистий прийом, дає доручення відповідальній посадовій особі про їх отримання та підготовку відповіді по суті заявнику.

13.4.5. Безпосередній контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснюють спеціалісти виконкому, на яких покладені обов’язки ведення прийому, працівники управлінь, відділів, комітетів та служб, сектор по роботі із зверненнями громадян.

13.5. Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати, або подано роз’яснення щодо порядку вирішення.

13.6.Сектор по роботі із зверненнями громадян здійснює контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян і проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності міста і надає необхідну практичну та методичну допомогу.

14.Виконання машинописних робіт, розмножування

документів і стенографування

14.1. Машинописні роботи у виконкомі виконуються в бюро комп’ютерного набору, а також безпосередньо у відділах, управліннях, комітетах та службах, де обладнано відповідні робочі місця.

14.1.1. Дозвіл на проведення робіт у бюро комп’ютерного набору дає завідуючий загальним відділом, у відділах, управліннях, комітетах та службах – відповідні керівники цих підрозділів.

14.1.2. Рукописні матеріали для друкування приймаються розбірливо написаними темним чорнилом, ретельно відредагованими та завізованими виконавцем.

14.2. Необхідність виготовлення копій і розмножування документів визначається посадовою особою та узгоджується з керівником загального відділу.

14.2.1. При великій потребі в розмножуванні документів пріоритет першочерговості виконання робіт визначає завідувач загального відділу.

14.3.Протоколювання в обов’язковому порядку забезпечуються пленарні засідання сесій ради та засідання виконкому. Інші наради та засідання протоколюються за вказівкою керуючого справами виконкому міської ради.

15.Організація чергувань у виконавчому комітеті міської ради

15.1. Чергування у виконавчому комітеті міської ради здійснюється щоденно з 17 год. вечора до 8 год. ранку.

15.2. У вихідні та святкові дні – цілодобово для координації роботи служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань .

15.3.Відповідальний черговий в день чергування повинен:

15.3.1.Систематично підтримувати зв’язок з диспетчерськими службами міста та підприємств міського господарства.

15.3.2. У разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, відповідальний черговий негайно повідомляє міського голову, першого заступника міського голови або заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних обов’язків, та в подальшому діє за погодженими з ними заходами.

15.3.3. Координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій.

15.4. У разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, з виїздом на місце визначити ступень наслідків (пошкоджень). У випадку аварії організувати виконання робіт по ліквідації її наслідків. Постійно інформувати керівництво міськвиконкому про хід усунення.

15.6. Після закінчення чергування, відповідальний черговий надає інформацію про результати свого чергування на ім’я міського голови та першого заступника міського голови.

16.Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради та пропускний режим

16.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради проводиться загальним відділом.

16.2.Загальний відділ здійснює заходи для утримання в належному стані приміщення будинку, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком тощо.

16.3. Вхід у приміщення міськвиконкому здійснюється з 8 до 17 години. У неробочий час (під час перерви з 12-00 до 13-00, а також з 17-00 до 8-00) у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб обмежується.

16.4. Винос майна з будинку, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу завідувача господарчою частиною.

Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його завідуючому господарчою частиною.

Куріння в робочих кімнатах приміщень виконавчого комітету міської ради забороняється.

Додаток № 1
Доп. 4.4.13 Регламенту виконавчого комітету
Ізюмської міської ради ХХІV скликання
Лист 1
№ _____

Ізюмська міська рада
Виконавчий комітет
КОНТРОЛЬ

_____________________________________________
(виконавець)
Рішення виконкому № ________________/________________/
(№ документу) (дата)
_____________________________________________________________________________
(назва документу)
знаходиться на контролі

Дата виконання: ________________
Зміст пункту №

Просимо до __________ надати конкретну інформацію щодо виконання пункту даного документу.

Дата відправки контрольної картки _______________

Картку повернути до загального відділу.

Завідуючий загальним відділом /___________________/

Додаток № 1
Доп. 4.4.13 Регламенту виконавчого комітету
Ізюмської міської ради ХХІV скликання
Лист 2

ЗВІТ ПРО ВИКОНАННЯ

Вих. № ______________________
Дата __________________________ ____________________________________
(виконавець)

Рішення виконкому від ____________________ № ____

Зміст пункту №

Запланований строк виконання пункту ____________________
Фактичний строк виконання пункту ______________________
Відповідь та матеріали вислані на адресу__________________________________________
Вих. № _________________ __________________________________________

Інформація про виконання (заповнюється у випадку, якщо при виконанні виникли нестандартні шляхи вирішення)
___________________________________________________________________________________

Проблеми, що виникли за цей період (заповнюється у випадку, якщо при виконанні виникли проблеми)
Походження проблеми Запропоноване рішення

Керівник Підпис
Дата
_____________________________________________________________________________
Заповнюється загальним відділом виконкому міської ради

Залишилось до завершення Стан
Затримка Виконано/Не виконано/Прострочено/На виконанні

Раніше строку
Використаний час

Керуюча справами

міськвиконкому М.Жернова