Офіційний сайт міста Ізюм

46 переглядiв

Про затвердження Положення про відділ трудового архіву апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради

ІЗЮМСЬКА МІСЬКА РАДА

7 СКЛИКАННЯ

ПРОЕКТ РІШЕННЯ

 

 

Від___________2016 року.                                                 №_______

 

 

 

Заслухавши доповідь заступника Ізюмського міського голови Іщука М.О., щодо затвердження Положення про відділ трудового архіву апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради, керуючись ст.29 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», Наказом Міністерства юстиції України від 02.06.2014р. №864/5 «Про затвердження Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду», ст.26, ст.38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,

Ізюмська міська рада вирішила:

1.Затвердити Положення про відділ трудового архіву апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради (додається).

2.Доручити заступнику Ізюмського міського голови з питань комунального господарства винайти приміщення з метою зберігання в ньому архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.

3.Доручити начальнику відділу трудового архіву апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради виготовити печатку з відповідною символікою.

4.Відповідальним за виконання даного рішення призначити заступника Ізюмського міського голови  з питань комунального господарства.

5.Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію Ізюмської міської ради з питань законності, правопорядку та депутатської діяльності.

ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням ______сесії

Ізюмської міської ради 7 скликання

від _________ 2016р. № ____

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ трудового архіву апарату виконавчого комітету

Ізюмської міської ради.

1.ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

1.1. Відділ трудового архіву апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради (далі – Трудовий архів) створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – архівні документи).

Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.

1.2. Трудовий архів створюється рішенням Ізюмської міської ради та утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

1.3. Трудовий архів є структурним підрозділом апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради, підпорядковується виконавчому комітету Ізюмської міської ради та підзвітний і підконтрольний керуючому справами апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради, Державному архіву Харківської області, архівному відділу Ізюмської міської ради.

1.4. Трудовий архів не являється юридичною особою.

1.5. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями Ізюмської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженням Ізюмського міського голови та цим положенням.

1.6. У питаннях організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України (Укрдержархіву), Державного архіву Харківської області, архівного відділу Ізюмської міської ради.

2.ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

2.1. Забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

2.2. Додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3.ФУНКЦІЇ ТУДОВОГО АРХІВУ

3.1. Здійснення приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом Харківської області, архівним відділом Ізюмської міської ради.

3.2. Здійснення приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства.

3.3. Здійснення приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися.

3.4. Ведення обліку юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву.

3.5. Здійснення моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від форми власності.

3.6. Забезпечення відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Ізюмської міської ради.

3.7. Проведення експертиз цінності архівних документів, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертної комісії архівного відділу Ізюмської міської ради акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися.

3.8. Ведення обліку документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних.

3.9. Створення і вдосконалення довідкового апарату до архівних документів.

3.10. Здійснення, впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві.

3.11. Організовування користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях.

3.12. Інформування громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву.

3.13. Проведення робіт щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян.

3.14. Видання архівних довідок, копій документів на запити фізичних і юридичних осіб.

3.15. Здійснення збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах.

3.16. Вивчання, узагальнювання і поширення досвіду роботи архівних установ.

4.ПРАВА ТА ОБОВЯЗКИ АРХІВУ

4.1. Надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву.

4.2. Брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом.

4.3. Брати участь у нарадах, які проводять Ізюмський міський голова, Ізюмська міська рада, виконавчий комітет Ізюмської міської ради, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів Харківської області, архівний відділ Ізюмської міської ради, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

4.4.Одержувати від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Трудового архіву або ліквідаційних комісій ( ліквідаторів ) та інших відповідних органів архівні документи згідно з номенклатурами справ.

4.5. Одержувати від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Трудового архіву або ліквідаційних комісій ( ліквідаторів) відомості, необхідні для роботи Трудового архіву.

4.6. Інформувати про стан зберігання документів підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Трудового архіву та вносити пропозиції щодо поліпшення цієї роботи.

4.7. Надавати рекомендації підприємствам, установам і організаціям – джерелам комплектування Трудового архіву або ліквідаційним комісіям ( ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву.

4.8. Проводити прийом громадян з питань, що належать до компетенції Трудового архіву.

5.ДОКУМЕНТИ ЩО ЗБЕРІГАЮТЬСЯ В АРХІВІ

5.1. Документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб – підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території Ізюмської міської ради.

5.2. Виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства.

5.3. Довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

6.КЕРІВНИЦТВО ТА СТРУКТУРА

6.1. Очолює Трудовий архів начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади розпорядженням Ізюмського міського голови.

6.1.1. Призначається за результатами конкурсу або за іншою процедурою передбаченою законодавством України.

6.1.2. Службові обов’язки начальника Трудового архіву визначаються цим Положенням та посадовими інструкціями, які затверджуються розпорядженням Ізюмського міського голови.

6.2. Начальник трудового архіву:

–  організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;

– вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

– організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;

– представляє Трудовий архів з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю;

– забезпечує взаємодію Трудового архіву з іншими виконавчими органами Ізюмської міської ради;

– формує плани роботи Трудового архіву, організовує та контролює процес їх виконання;

– складає список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду та здійснює своєчасне внесення відповідних змін до нього;

– відповідає на звернення, скарги, запити й пропозиції громадян та юридичних осіб, що надходять безпосередньо до Трудового архіву;

– визначає необхідність в проведенні перевірки наявності і стану документів;

– веде зведений облік документів з особового складу, що зберігаються на підприємствах комунальної форми власності.

7.ІНШІ ПОЛОЖЕННЯ

7.1. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який затверджує Ізюмський міський голова.

Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно Державному архіву Харківської області та архівному відділу Ізюмської міської ради.

7.2. Порядок взаємодії Трудового архіву з іншими підрозділами Ізюмської міської ради та виконавчого комітету Ізюмської міської ради визначає Ізюмський міський голова.

7.3. Трудовий архів не має статусу юридичної особи, але він має печатку із зображенням Державного герба України і бланки.

8.ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

8.1. Структуру та  загальну чисельність Трудового архіву затверджує Ізюмська міська рада.

8.3. Зміни до цього Положення вносяться виключно рішенням Ізюмської міської ради.

8.2. Ліквідація Трудового архіву проводиться виключно Ізюмською міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.